IT firma til virksomheden: Få styr på den IT, I allerede betaler for

ANNONCE

Virksomhedens IT bliver sjældent købt på én gang. Den vokser lidt efter lidt.

En ny medarbejder skal bruge Microsoft 365. En afdeling får behov for et særligt program. Et nyt lager- eller økonomisystem kommer til. Der bliver købt flere bærbare computere, oprettet ekstra cloudtjenester og måske indgået aftaler med forskellige leverandører undervejs.

Hver beslutning kan have været fornuftig, da den blev truffet. Efter nogle år kan resultatet alligevel være et IT-landskab, hvor ingen længere har det fulde overblik over, hvad virksomheden ejer, hvilke abonnementer der stadig bruges, og hvem der har adgang til hvilke systemer.

Før næste løsning bliver købt, kan det derfor være mere værdifuldt at få ryddet op i den eksisterende IT.

Det dyre er ikke altid den enkelte licens

Et softwareabonnement til nogle få hundrede kroner om måneden virker måske ubetydeligt i et større driftsbudget. Men hvis virksomheden har mange brugere, flere overlappende systemer og abonnementer, som aldrig blev lukket efter projekter eller medarbejderskift, vokser beløbet hurtigt.

Det samme gælder hardware.

Der kan stå ældre computere på lageret uden en klar plan for genbrug eller udfasning. Medarbejdere kan have forskelligt udstyr, fordi indkøb er sket efter behov gennem flere år. Nogle enheder er måske stadig registreret på personer, der ikke længere arbejder i virksomheden.

Det behøver ikke være tegn på dårlig administration. Det er et naturligt resultat af vækst, hvis ingen med jævne mellemrum samler trådene.

En IT-oprydning kan derfor begynde ganske lavpraktisk:

• Hvilke programmer og cloudtjenester betaler virksomheden for?
• Hvor mange licenser er aktive, og hvor mange bliver reelt brugt?
• Hvilke computere, telefoner og andre enheder er i drift?
• Hvem har administratoradgang til centrale systemer?
• Findes der abonnementer, som forskellige afdelinger har købt parallelt?
• Hvad sker der med licenser og udstyr, når en medarbejder stopper?

Den slags spørgsmål handler lige så meget om økonomi og administration som om teknik.

Standardisering kan gøre support langt enklere

Når alle medarbejdere har forskellige maskiner, opsætninger og programmer, får supporten flere varianter at forholde sig til.

Det betyder ikke, at alle i virksomheden nødvendigvis skal have præcis samme computer. En grafiker, en lagermedarbejder og en økonomimedarbejder kan have meget forskellige behov. Men der er forskel på bevidste variationer og et miljø, der blot er blevet uens gennem årene.

En mere ensartet grundopsætning kan gøre det lettere at etablere nye arbejdspladser, håndtere opdateringer og løse fejl. Samtidig bliver det tydeligere, hvilke medarbejdere der faktisk har behov for særlige programmer eller kraftigere udstyr.

Det samme princip gælder brugeradgange.

En medarbejder, der flytter fra én funktion til en anden, kan gennem årene samle rettigheder til systemer og mapper, som ikke længere er nødvendige. Når roller ændrer sig, bør adgangene følge med. Det giver både bedre overblik og en mere kontrolleret IT-drift.

AZEND beskriver på sin Horsens-side netop en indledende gennemgang, hvor blandt andet servere, netværk, licenser, backup og sikkerhed kortlægges, før der lægges en plan. Virksomheden tilbyder desuden en model med fast månedlig pris pr. bruger, hvor drift, support og licensstyring samles.

Det interessante er ikke nødvendigvis den enkelte aftalemodel, men selve princippet: Virksomheden bør vide, hvilke IT-ydelser den har, hvad de koster, og hvem der har ansvaret for dem.

Det skaber et bedre grundlag for både budgettering og fremtidige indkøb.

Få et IT firma til at skabe overblik før næste investering

Når IT-miljøet er blevet uoverskueligt, kan det være fristende at starte forfra med nye systemer. Det er sjældent nødvendigt.

Ofte findes en stor del af løsningen allerede i virksomheden. Problemet er bare, at systemerne ikke er blevet gennemgået samlet.

Det kan derfor være mere relevant først at kortlægge den eksisterende opsætning. Hvilke løsninger fungerer godt? Hvor findes der overlap? Hvad er gammelt, men stadig nødvendigt? Og hvor bruger medarbejderne unødvendig tid på manuelle processer, fordi to systemer ikke arbejder godt sammen?

Spørgsmålet kan derfor være helt konkret: leder du efter et IT firma i Horsens? AZEND arbejder fra sit nærmeste kontor i Skanderborg med virksomheder i Horsens-området og tilbyder både fjernsupport og fysisk fremmøde, når en opgave kræver adgang til eksempelvis netværk eller andet lokalt udstyr.

På target-siden fremhæves særligt virksomheder inden for produktion, transport, byggeri, handel og administration. Det giver mening i et område, hvor IT-behovet kan spænde fra klassiske kontorarbejdspladser til ERP-systemer, lagerstyring, mobile medarbejdere og maskinnetværk.

Netop derfor bør oprydningen tage udgangspunkt i arbejdsdagen og ikke i et ønske om at gøre alting ens.

En medarbejder på byggepladsen skal kunne tilgå relevante tegninger og sager. Lageret skal kunne arbejde stabilt i sit system. Administrationen har måske behov for andre programmer og adgangsniveauer. Forskellene er ikke et problem, hvis de er kendte og bevidste.

Det problematiske opstår, når ingen længere ved, hvorfor en bestemt løsning findes, hvem der bruger den, eller hvem der har ansvaret for den.

Et bedre IT-overblik gør dermed mere end at finde et par unødvendige licenser. Det gør det lettere at budgettere, introducere nye medarbejdere, udskifte udstyr og tage stilling til nye teknologier.

Næste gang nogen foreslår endnu et system eller abonnement, kan virksomheden så vurdere det i sammenhæng med det, der allerede findes. Det er en langt stærkere position end automatisk at lægge endnu et lag oven på en IT-løsning, som ingen længere kan se hele vejen igennem.